Ogłoszenie

Zarządzenie nr 34 Prorektora ds. Collegium Medicum z 30 grudnia 2020 roku w sprawie:sposobu wypełniania obowiązku zgłoszeniowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie zgłaszania umów o dzieło

137.0200.34.2020

Zarządzenie nr 34

Prorektora ds. Collegium Medicum

z  30 grudnia 2020 roku

w sprawie:   sposobu wypełniania obowiązku zgłoszeniowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie zgłaszania umów o dzieło

Mając na względzie wprowadzony od dnia 1 stycznia 2021 roku obowiązek zgłoszeniowy dotyczący umów o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na podstawie § 203 ust. 2 pkt 5 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego, zarządzam co następuje:

§ 1

1. Kierownik jednostki organizacyjnej UJ CM zobowiązany jest do zorganizowania procesu sporządzania projektów umów o dzieło, ich obiegu i podpisywania w sposób umożliwiający ich zgłoszenie w terminie 7 dni od daty podpisania umowy o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez Dział Spraw Osobowych CM z uwzględnieniem minimalnych zasad określonych w niniejszym zarządzeniu.
2. Zgłoszenia umów o dzieło do ZUS prowadzone są centralnie przez DSO CM z uwagi na obowiązek rejestracji tych umów w PUE ZUS i konieczność zapewnienia ochrony danych osobowych zgromadzonych w tym systemie.
3. Niniejsze zarządzenie nie dotyczy umów o dzieło zawartych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie dzieł, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

§ 2

1. Każdy projekt umowy o dzieło podlega uprzedniej weryfikacji merytorycznej i formalno-prawnej, w szczególności pod względem oceny kwalifikacji przedmiotu umowy co do możliwości zawarcia umowy o dzieło.
2. Akceptacja merytoryczna następuje w jednostce organizacyjnej UJ CM, poprzez parafowanie projektu umowy o dzieło przez pracownika odpowiedzialnego za sporządzenie projektu umowy oraz jego bezpośredniego przełożonego lub innych osób merytorycznie odpowiedzialnych.
3. Akceptacja formalno-prawna projektu umowy o dzieło następuje przez radcę prawnego z Zespołu Radców Prawnych CM. Projekty umów do akceptacji formalno-prawnej winny być przesyłane, po wcześniejszej akceptacji merytorycznej jednostki organizacyjnej UJ CM, z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem przed datą planowanego podpisania umowy. Akceptacja formalno-prawna następuje poprzez parafowanie umowy przez radcę prawnego.

§ 3

1. Zaakceptowany projekt umowy o dzieło przekazywany jest przez jednostkę merytoryczną w dwóch egzemplarzach w pierwszej kolejności do podpisu Wykonawcy dzieła, a  następnie po weryfikacji przez tę jednostkę poprawności i kompletności dokumentacji, oraz po akceptacji dysponenta środków do kontrasygnaty Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum.
2. Data złożenia podpisu osoby upoważnionej do reprezentacji UJ CM, będącej dysponentem środków, w szczególności: Prorektora ds. Collegium Medicum, Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medium, kierowników jednostek organizacyjnych lub innych osób upoważnionych do reprezentowania UJ CM, w tym w szczególności kierowników projektów będących dysponentami środków UJ CM – jest datą zawarcia umowy, od której obliczony jest termin na zgłoszenie umowy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

§ 4

1. Kierownik jednostki organizacyjnej UJ CM lub inny dysponent środków uprawniony do reprezentacji UJ CM zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania zawieranych w tej jednostce umów o dzieło wraz z kompletną dokumentacją do Sekretariatu Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum w celu kontrasygnaty, w terminie nie dłuższym jednak niż 2 dni od dnia zawarcia umowy.
2. Kierownik jednostki organizacyjnej UJ CM lub inny dysponent środków uprawniony do reprezentacji UJ CM zobowiązany jest wskazać osoby odpowiedzialne w jednostce za wykonanie czynności opisanych w ust.1. Lista osób odpowiedzialnych za przekazanie umów z danej jednostki podlega zgłoszeniu do Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medicum.
3. Z uwagi na obowiązki zgłoszeniowe względem ZUS, brak przekazania umów o dzieło w terminie skutkować będzie bezpośrednią odpowiedzialnością porządkową wskazanej osoby zobowiązanej do przekazania dokumentów z jednostki.

§ 5

1. Zastępca Kwestora ds. Collegium Medicum, po weryfikacji oraz dokonaniu kontrasygnaty, przekazuje niezwłocznie umowę o dzieło wraz z dokumentacją (egzemplarz dla UJ CM) do Działu Spraw Osobowych CM w celu jej rejestracji.
2. Zastępca Kwestora ds. Collegium Medicum zobowiązany jest wskazać osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności opisanych w ust.1. Lista osób odpowiedzialnych za przekazanie umów z danej jednostki podlega zgłoszeniu do Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medicum.

§ 6

1. Dział Spraw Osobowych CM odpowiedzialny jest za zgłoszenie umów o dzieło do PUE ZUS na podstawie przekazanej dokumentacji, o której mowa w § 4 zarządzenia, w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.
2. W przypadku braków dokumentacji, Kierownik Działu Spraw Osobowych CM upoważniony jest do wezwania jednostki do niezwłocznego uzupełnienia braków.
3. Kierownik Działu Spraw Osobowych CM wskazuje osoby odpowiedzialne w jednostce za dokonanie zgłoszeń do ZUS oraz wzywania do uzupełniania dokumentacji niezbędnej do zgłoszenia. Lista tych osób podlega zgłoszeniu do Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medicum.
4. Po zgłoszeniu umowy Dział Spraw Osobowych CM zwraca do właściwej jednostki organizacyjnej UJ CM umowę o dzieło (egzemplarz dla UJ CM) wraz z przekazaną dokumentacją, w celu archiwizacji.

§ 7

1. Umowy o dzieło nie będą zawierane w okresie od 001.2021 r. do dnia 03.01.2021 r.
2. Projekty umów o dzieło, których zawarcie planowane jest w okresie od dnia 04.01.2021r. do 21.01.2021 r. winny być przekazane do niezwłocznej akceptacji merytorycznej i formalnoprawnej właściwych jednostek.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku.

Prorektor ds. Collegium Medicum

prof. dr hab. Tomasz Grodzicki

Powrót