Ogłoszenie
Zarządzenie nr 34 Prorektora ds. Collegium Medicum z 30 grudnia 2020 roku w sprawie:sposobu wypełniania obowiązku zgłoszeniowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie zgłaszania umów o dzieło
137.0200.34.2020
Zarządzenie nr 34
Prorektora ds. Collegium Medicum
z 30 grudnia 2020 roku
w sprawie: sposobu wypełniania obowiązku zgłoszeniowego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie zgłaszania umów o dzieło
Mając na względzie wprowadzony od dnia 1 stycznia 2021 roku obowiązek zgłoszeniowy dotyczący umów o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na podstawie § 203 ust. 2 pkt 5 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego, zarządzam co następuje:
§ 1
- Kierownik jednostki organizacyjnej UJ CM zobowiązany jest do zorganizowania procesu sporządzania projektów umów o dzieło, ich obiegu i podpisywania w sposób umożliwiający ich zgłoszenie w terminie 7 dni od daty podpisania umowy o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez Dział Spraw Osobowych CM z uwzględnieniem minimalnych zasad określonych w niniejszym zarządzeniu.
- Zgłoszenia umów o dzieło do ZUS prowadzone są centralnie przez DSO CM z uwagi na obowiązek rejestracji tych umów w PUE ZUS i konieczność zapewnienia ochrony danych osobowych zgromadzonych w tym systemie.
- Niniejsze zarządzenie nie dotyczy umów o dzieło zawartych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie dzieł, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.
§ 2
- Każdy projekt umowy o dzieło podlega uprzedniej weryfikacji merytorycznej i formalno-prawnej, w szczególności pod względem oceny kwalifikacji przedmiotu umowy co do możliwości zawarcia umowy o dzieło.
- Akceptacja merytoryczna następuje w jednostce organizacyjnej UJ CM, poprzez parafowanie projektu umowy o dzieło przez pracownika odpowiedzialnego za sporządzenie projektu umowy oraz jego bezpośredniego przełożonego lub innych osób merytorycznie odpowiedzialnych.
- Akceptacja formalno-prawna projektu umowy o dzieło następuje przez radcę prawnego z Zespołu Radców Prawnych CM. Projekty umów do akceptacji formalno-prawnej winny być przesyłane, po wcześniejszej akceptacji merytorycznej jednostki organizacyjnej UJ CM, z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem przed datą planowanego podpisania umowy. Akceptacja formalno-prawna następuje poprzez parafowanie umowy przez radcę prawnego.
§ 3
- Zaakceptowany projekt umowy o dzieło przekazywany jest przez jednostkę merytoryczną w dwóch egzemplarzach w pierwszej kolejności do podpisu Wykonawcy dzieła, a następnie po weryfikacji przez tę jednostkę poprawności i kompletności dokumentacji, oraz po akceptacji dysponenta środków do kontrasygnaty Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum.
- Data złożenia podpisu osoby upoważnionej do reprezentacji UJ CM, będącej dysponentem środków, w szczególności: Prorektora ds. Collegium Medicum, Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medium, kierowników jednostek organizacyjnych lub innych osób upoważnionych do reprezentowania UJ CM, w tym w szczególności kierowników projektów będących dysponentami środków UJ CM – jest datą zawarcia umowy, od której obliczony jest termin na zgłoszenie umowy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
§ 4
- Kierownik jednostki organizacyjnej UJ CM lub inny dysponent środków uprawniony do reprezentacji UJ CM zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania zawieranych w tej jednostce umów o dzieło wraz z kompletną dokumentacją do Sekretariatu Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum w celu kontrasygnaty, w terminie nie dłuższym jednak niż 2 dni od dnia zawarcia umowy.
- Kierownik jednostki organizacyjnej UJ CM lub inny dysponent środków uprawniony do reprezentacji UJ CM zobowiązany jest wskazać osoby odpowiedzialne w jednostce za wykonanie czynności opisanych w ust.1. Lista osób odpowiedzialnych za przekazanie umów z danej jednostki podlega zgłoszeniu do Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medicum.
- Z uwagi na obowiązki zgłoszeniowe względem ZUS, brak przekazania umów o dzieło w terminie skutkować będzie bezpośrednią odpowiedzialnością porządkową wskazanej osoby zobowiązanej do przekazania dokumentów z jednostki.
§ 5
- Zastępca Kwestora ds. Collegium Medicum, po weryfikacji oraz dokonaniu kontrasygnaty, przekazuje niezwłocznie umowę o dzieło wraz z dokumentacją (egzemplarz dla UJ CM) do Działu Spraw Osobowych CM w celu jej rejestracji.
- Zastępca Kwestora ds. Collegium Medicum zobowiązany jest wskazać osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności opisanych w ust.1. Lista osób odpowiedzialnych za przekazanie umów z danej jednostki podlega zgłoszeniu do Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medicum.
§ 6
- Dział Spraw Osobowych CM odpowiedzialny jest za zgłoszenie umów o dzieło do PUE ZUS na podstawie przekazanej dokumentacji, o której mowa w § 4 zarządzenia, w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.
- W przypadku braków dokumentacji, Kierownik Działu Spraw Osobowych CM upoważniony jest do wezwania jednostki do niezwłocznego uzupełnienia braków.
- Kierownik Działu Spraw Osobowych CM wskazuje osoby odpowiedzialne w jednostce za dokonanie zgłoszeń do ZUS oraz wzywania do uzupełniania dokumentacji niezbędnej do zgłoszenia. Lista tych osób podlega zgłoszeniu do Zastępcy Kanclerza ds. Collegium Medicum.
- Po zgłoszeniu umowy Dział Spraw Osobowych CM zwraca do właściwej jednostki organizacyjnej UJ CM umowę o dzieło (egzemplarz dla UJ CM) wraz z przekazaną dokumentacją, w celu archiwizacji.
§ 7
- Umowy o dzieło nie będą zawierane w okresie od 001.2021 r. do dnia 03.01.2021 r.
- Projekty umów o dzieło, których zawarcie planowane jest w okresie od dnia 04.01.2021r. do 21.01.2021 r. winny być przekazane do niezwłocznej akceptacji merytorycznej i formalnoprawnej właściwych jednostek.
§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku.
Prorektor ds. Collegium Medicum
prof. dr hab. Tomasz Grodzicki
| Data aktualizacji: | 31.12.2020 |
| Jednostka: | Dział Organizacji i Promocji CM |
| Zamieścił: | Magdalena Kowalczyk |