Ogłoszenie

Komunikat nr 2 Prorektora ds. Collegium Medicum z 22 stycznia 2025 roku w sprawie: przestrzegania obowiązujących zasad postępowania w przypadku naruszeń (incydentów) ochrony danych osobowych

137.020.6.2025

Komunikat nr 2

              Prorektora ds. Collegium Medicum               

z 22 stycznia 2025 roku  

w sprawie:  przestrzegania obowiązujących zasad postępowania w przypadku naruszeń (incydentów) ochrony danych osobowych

Szanowni Państwo,

przypominam o bezwzględnym obowiązku przestrzegania w Uniwersytecie Jagiellońskim – Collegium Medicum zasad postępowania określonych w Zarządzeniu nr 38 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 30 maja 2018 roku w sprawie: ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Jagiellońskim.

Każda osoba biorąca udział w przetwarzaniu danych osobowych w Uniwersytecie Jagiellońskim – Collegium Medicum, która stwierdzi naruszenie ochrony danych osobowych, zobowiązana jest do niezwłocznego (natychmiastowego) poinformowania Specjalisty ds. ochrony danych lub jego zastępcy, jeśli został wyznaczony. Następnie Specjalista ds. ochrony danych lub wyznaczony przez niego zastępca analizuje zgłoszenie i w przypadku stwierdzenia naruszenia jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić naruszenie bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych Osobowych w UJ.

Formularz zgłaszania naruszeń znajduje się na stronie IOD UJ: https://iod.uj.edu.pl/zglaszanie-naruszen

Przestrzeganie powyższej procedury jest niezmiernie istotne, z tego względu, że na Administratorze danych osobowych ciążą obowiązki zgłoszenia naruszeń Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, chyba, że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli zgłoszenie naruszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych nastąpi po upływie 72 godzin, Specjalista ds. ochrony danych lub wyznaczony przez niego zastępca zobowiązany jest wraz ze zgłoszeniem naruszenia podać przyczynę opóźnienia zgłoszenia.

Przypominam równocześnie, że do najczęstszych naruszeń (incydentów) ochrony danych osobowych należą przypadki:

1. zgubienia, kradzieży lub pozostawienia w niezabezpieczonym miejscu dokumentów zawierających dane osobowe (w wersji papierowej),
2. zgubienia, kradzieży lub pozostawienia w niezabezpieczonym miejscu urządzeń przenośnych z danymi osobowymi (np. pendrive, dysk twardy),
3. zagubienie korespondencji zawierającej dane osobowe przez operatora pocztowego (Poczta Polska, kurier) lub naruszenie integralności korespondencji (otworzenie przesyłki) przed zwróceniem jej do nadawcy,
4. wysłanie poczty elektronicznej zawierającej dane osobowe innemu adresatowi (pomyłki literowe w adresach mailowych, pomyłki wynikające ze zbieżności imion lub nazwisk),
5. nieprawidłowe zaadresowanie korespondencji.

Proszę o uważność w przetwarzaniu danych osobowych w Uniwersytecie Jagiellońskim – Collegium Medicum, a w przypadku jakichkolwiek naruszeń (incydentów) o stosowanie obowiązujących procedur.

Prorektor ds. Collegium Medicum

prof. dr hab. Maciej Małecki

Powrót