Ogłoszenie

Komunikat nr 11 Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum z 31 marca 2023 roku w sprawie: elektronicznej akceptacji wniosków o refundację poniesionych wydatków

137.020.22.2023

Komunikat nr 11

Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum

z 31 marca 2023 roku

w sprawie: elektronicznej akceptacji wniosków o refundację poniesionych wydatków 

Szanowni Państwo,

uprzejmie informuję, że jednostki UJ CM  składające do akceptacji elektronicznej wnioski o  refundację poniesionych wydatków wg  załącznika  nr 1a do Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzają do systemu SAP wypełniony wniosek opatrzony podpisem wnioskodawcy i dołączają  fakturę potwierdzającą wydatek. Wprowadzeniu do systemu SAP podlega zatem wniosek o refundację wydatku a nie faktura, która stanowi jedynie załącznik do wniosku.

Zwracam uwagę, że wniosek oprócz danych osobowych winien mieć również wypełnione pola jak niżej:

• „proszę o zwrot poniesionego wydatku w kwocie” należy wpisać kwotę wnioskowaną, w tym w przypadku zakupu okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym kwotę wynikającą z komunikatu nr 5 Prorektora UJ ds. Collegium Medicum z dnia 3 listopada 2014 r. tj. 250 zł,
• „szczegółowy opis poniesionego wydatku” w tym w przypadku zakupu okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym, datę zaświadczenia potwierdzającego przeprowadzone badanie okulistyczne i konieczność używania okularów do pracy z monitorem ekranowym,
• „źródło finansowania”.

Ponieważ proces akceptacji wniosku odbywa się w portalu informacyjnym SAP nie jest wymagane składanie na wniosku podpisów dotyczących sprawdzenia merytorycznego wydatku  oraz dysponenta środków wskazanego źródła finansowania.

Proces akceptacji w portalu informacyjnym SAP (PI)  odbywa się analogicznie jak w przypadku innych dokumentów akceptowanych w procesie workflow, to jest wg poniższych kroków:

• osoba inicjująca proces wprowadza prawidłowo wypełniony i podpisany przez wnioskodawcę wniosek do SAP, dołącza  jego skan i skan faktury potwierdzający wydatek, w polu „referencja” wpisuje: „wniosek o refund” , w polu „dostawca” numer pracowniczy wnioskodawcy,  a w polu „kod podatku”: ZV
• wskazuje w SAP osobę merytorycznie akceptującą (kierownik jednostki),
• w przypadku konieczności refundacji wydatków poniesionych na zakup okularów wybiera ze słownika komórkę kompetencyjną upoważnioną do weryfikacji informacji podanych we wniosku  tj. Inspektorat  BHP i Ochrony Przeciwpożarowej
• uruchamia proces.

Dodatkowo wyjaśniam, że jednostki UJ CM nie objęte pilotażem elektronicznej akceptacji dokumentów w workflow składają wnioski wraz z załączonymi fakturami w formie tradycyjnej tj. papierowej, a proces weryfikacji i akceptacji odbywa się analogicznie jak w przypadku faktur składanych papierowo .

Opisywany dokument stanowi załącznik do komunikatu.

Zastępca Kwestora ds. Collegium Medicum

mgr Dorota Kłyś

• Załącznik-Wniosek o refundację poniesionych wydatków

Powrót