Ogłoszenie

Zarządzenie nr 29 Prorektora ds. Collegium Medicum z 29 grudnia 2025 roku w sprawie: pilotażowego wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją RP (EZD RP) w Uniwersytecie Jagiellońskim - Collegium Medicum

137.020.109.2025

Zarządzenie nr 29 
Prorektora ds. Collegium Medicum
z 29 grudnia 2025 roku

w sprawie: pilotażowego wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją RP (EZD RP) w Uniwersytecie Jagiellońskim  - Collegium Medicum

 

Na podstawie § 203 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego zarządzam, co następuje:

§ 1

1.    W Uniwersytecie Jagiellońskim - Collegium Medicum („UJ CM”) wdraża się pilotażowo system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją RP („System EZD RP”).
2. System EZD RP jest teleinformatycznym systemem do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.
3.  Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w UJ CM jest system określony w Instrukcji kancelaryjnej UJ zgodnie z Zarządzeniem nr 147 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 30 grudnia 2022 roku.
4. System EZD RP jest narzędziem pomocniczym w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w UJ CM.

§ 2

W systemie EZD RP nie przetwarza się informacji niejawnych w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 3

1.  Zespół Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją („Zespół EZD”) działający w strukturze Działu Administracji UJ CM, sporządza instrukcje, w której przedstawiony zostanie sposób dokumentowania przebiegu załatwiania sprawy oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie EZD RP na podstawie przepisów i aktów wewnętrznych obowiązujących w Uczelni.

§ 4

Jednostki organizacyjne UJ CM uczestniczące w pilotażowym wdrożeniu systemu EZD RP wyznacza Prorektor ds. Collegium Medicum w drodze komunikatu, na wniosek Dyrektora Centrum Administracyjnego lub Zespołu EZD. 

§ 5

1.  Użytkownikiem systemu EZD RP może być:
a)  pracownik UJ CM – w zakresie związanym z wykonywaniem obowiązków służbowych;
b)  inna osoba świadcząca usługi na rzecz UJ CM na podstawie umowy cywilnoprawnej.
2.  Dostęp do systemu EZD RP nadawany jest przez administratora technicznego systemu EZD RP po akceptacji wniosku przez kierownika jednostki organizacyjnej UJ CM.

§ 6

1. W uzasadnionych przypadkach oraz z zachowaniem zasady minimalizacji przetwarzania danych, w tym danych osobowych, prawo wglądu do spraw rejestrowanych w systemie EZD RP posiadają:
a) administrator techniczny systemu EZD RP wskazany w komunikacie Zastępczyni Kanclerza ds. Collegium Medicum – w celu udzielenia wsparcia technicznego,
b) członek Zespołu EZD – w celu udzielenia wsparcia administracyjnego oraz kontroli poprawności stosowania i działania Systemu EZD RP,
c)  Dyrektor Archiwum UJ lub pracownicy upoważnieni przez Prorektora ds. CM – w celu kontroli elektronicznego obiegu dokumentacji.
2. Wgląd do systemu w ww. zakresie wymaga notyfikacji do Zastępczyni Kanclerza ds. Collegium Medicum oraz kierownika jednostki organizacyjnej, którego dotyczy wgląd w sprawy rejestrowane w Systemie EZD RP. 
3. W sprawach związanych z funkcjonowaniem Systemu EZD RP nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem rozstrzyga Zastępczyni Kanclerza ds. Collegium Medicum. 

§ 7

1. W przypadku awarii systemu EZD RP trwającej dłużej niż 12 godzin jednostki objęte programem pilotażowym prowadzą obieg dokumentacji w sposób tradycyjny.
2. Po ustaniu awarii elementy akt prowadzonych w systemie elektronicznym należy niezwłocznie uzupełnić w systemie EZD RP.

§ 8

1. W jednostkach organizacyjnych objętych pilotażem systemu EZD RP korespondencja przychodząca i wychodząca, w tym także w formie doręczeń elektronicznych, obsługiwana jest w systemie EZD RP. 
2. Zastępczyni Kanclerza ds. Collegium Medicum wyda komunikat w sprawie zasad obsługi e-doręczeń w okresie realizacji pilotażu EZD RP. 
3. W jednostkach nieobjętych pilotażem Systemu EZD RP korespondencja obsługiwana jest zgodnie z obowiązującymi procedurami kancelaryjnymi.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, przy czym rozpoczęcie pilotażu we wskazanych jednostkach rozpoczyna się od dnia 1 stycznia 2026 roku. 

 

                             Prorektor ds. Collegium Medicum

 

prof. dr hab. Maciej Małecki
 

Data aktualizacji:	30.12.2025
Jednostka:	Dział Administracji
Zamieścił:	Magdalena Kowalczyk