Ogłoszenie
Komunikat nr 21 Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum z 15 grudnia 2025 roku
137.020.103.2025
Komunikat nr 21
Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum
z 15 grudnia 2025 roku
w sprawie: zasad przechowywania i archiwizowania dokumentów zakupu przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Jagiellońskiego - Collegium Medicum.
Komunikat dotyczy dokumentów zakupu związanych z realizacją wydatków ze środków finansowych przyznanych oraz tych, które będą przyznane na rok budżetowy 2026. Nie obejmuje faktur z datą sprzedaży w 2025 roku, wystawionych w roku 2026 i księgowanych do roku 2025.
1. Zmiana obowiązków jednostek organizacyjnych
W związku z zakończeniem procesu wdrażania przez UJ Collegium Medicum elektronicznej akceptacji dokumentów zakupu (workflow faktur) w UJ CM uprzejmie informuję, że jednostki organizacyjne UJ CM realizujące zakupy ze środków finansowych, które zostaną przyznane
na rok budżetowy 2026 nie będą miały obowiązku dostarczania do Kwestury:
- oryginałów faktur papierowych,
- skanów faktur otrzymanych drogą elektroniczną.
2. Zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów zakupu w jednostkach
2. 1 Dokumenty papierowe
- Oryginały dokumentów zakupu wystawionych w formie papierowej, po wstępnym wprowadzeniu do systemu SAP i opisaniu numerem wstępnego wprowadzenia, należy przechowywać w jednostce przez co najmniej 5 lat od roku następującego po roku zakupu.
- Dokumenty dotyczące środków trwałych należy przechowywać przez 5 lat od roku następującego po roku likwidacji środka trwałego.
- Po upływie wskazanego okresu dokumenty należy przekazać do Archiwum zgodnie z obowiązującymi procedurami,
2.2 Dokumenty elektroniczne
- Faktury opatrzone podpisem elektronicznym dostawcy nie wymagają drukowania ani przechowywania w formie papierowej.
- Faktury przesłane przez dostawców drogą elektroniczną nie wymagają drukowania ani przechowywania w formie papierowej.
- Jednostki są zobowiązane do przechowywania tych dokumentów w formie plików elektronicznych.
2.3 Dokumenty dotyczące projektów
- Dokumenty zakupu związane z projektami realizowanymi przez jednostki UJ CM należy przechowywać zgodnie z wytycznymi lub umowami o ich finansowanie, jednak nie krócej niż to wynika z obowiązujących przepisów rachunkowości (tj. jak w pkt 2.1).
3. Informacja o KSeF
Od dnia 1 lutego 2026 roku wchodzą w życie przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który jest platformą do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur.
Oznacza to, że dokumenty zakupu wystawiane przez przedsiębiorców objętych obowiązkiem korzystania z KSeF będą umieszczane wyłącznie na tej platformie i nie będą miały formy papierowej ani formy dokumentu przesłanego drogą elektroniczną.
Zastępca Kwestora ds. Collegium Medicum
mgr Dorota Kłyś
| Data aktualizacji: | 15.12.2025 |
| Jednostka: | Dział Administracji CM |
| Zamieścił: | mgr Izabela Zawada |