Ogłoszenie

Komunikat nr 19 Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum z 12 listopada 2025 roku w sprawie: rozliczania środków finansowych i majątkowych za 2025 r.

137.020.91.2025

Komunikat nr 19

Zastępcy Kwestora ds. Collegium Medicum

z  12 listopada 2025 roku

w sprawie: rozliczania środków finansowych i majątkowych za 2025 r.

W związku z zamknięciem rocznym ksiąg rachunkowych i koniecznością sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r., ustalam następujące terminy składania dokumentów rozliczeniowych:

1. Dokumenty dotyczące zaliczek jednorazowych oraz udzielonych w ramach limitów na kartach płatniczych do dnia 10 grudnia 2025 r.
2. Dokumenty dotyczące wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych procedowanych elektronicznie i papierowo do dnia 7 stycznia 2026 r.
3. Dokumenty dotyczące rozliczeń z dostawcami i odbiorcami finansowane zarówno z  działalności dydaktycznej jak i badawczej, wystawione do dnia 31 grudnia 2025 r. winny być wstępnie wprowadzone do systemu SAP w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12 stycznia 2026 r., natomiast dokumenty wystawione w 2026 r., a  dotyczące 2025 r. muszą być  wstępnie wprowadzone do systemu SAP po ich otrzymaniu przez jednostkę bez zbędnej zwłoki.
4. Ostateczny termin składania dokumentów dotyczących projektów rozliczanych kasowo, z uwagi na obowiązujące odrębne regulacje prawne ustala się na dzień 5  grudnia 2025 r.
5.  Umowy i rachunki do umów cywilnoprawnych ze wszystkich działalności, które muszą być wypłacone w 2025 roku, a okres ich trwania nie przekracza daty ich złożenia, winny być złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 5 grudnia 2025 r.
6. Umowy i rachunki do umów cywilnoprawnych, które dotyczą roku 2025,  ale mogą być wypłacone w terminie późniejszym, natomiast księgowo mają obciążyć rok bieżący, winny być złożone do dnia  7 stycznia 2026 r.
7. Protokoły z Podkomisji Inwentaryzacyjnej UJ ds. Collegium Medicum dotyczące inwentaryzacji za rok 2025 należy złożyć w dziale Finansowym i Ewidencji Majątku do dnia 15 stycznia 2026 r.
8. Ostateczny termin przekazywania wszelkich innych dokumentów finansowych upływa 26 stycznia 2026 r. i po tym terminie dokumenty dotyczące 2025 r. nie będą przyjmowane do realizacji.

W celu  eliminacji  tzw. „pustych faktur” zwracam uwagę, aby nie dokonywać zakupów pod koniec roku 2025  nie mając pewności czy materiały zostaną dostarczone do końca roku 2025. W koszty zaliczane będą tylko te faktury, gdzie  materiały zostaną dostarczone na jednostkę  do 31.12.2025 lub usługa zostanie wykonana  do 31.12.2025.

Jednocześnie przypominam o ostrożnym  wprowadzaniu dokumentów finansowych do systemu SAP biorąc pod uwagę przełom roku 2025/2026.

Dokumenty dotyczące roku 2025  wprowadza się pod datą księgowania 31.12.2025, w  tym również faktury wystawione z datą roku 2026, a dotyczące wykonanych usług w roku 2025. Data księgowania implikuje odpowiednią numeracje dokumentów zaliczanych do odpowiedniego roku obrachunkowego.

Uprzejmie proszę Państwa Dziekanów, Kierowników Jednostek Organizacyjnych oraz Kierowników poszczególnych projektów badawczych o zapewnienie przestrzegania ustalonego terminarza rozliczeń.

Zastępca Kwestora ds. Collegium Medicum

mgr Dorota Kłyś

Otrzymują:

- wszystkie jednostki organizacyjne UJ-CM